12 augustus 2007

Algemene voorwaarden vaak niet (goed) gebruikt

Door Gilyan Parker

Vrijwel alle professionele ondernemingen in Nederland maken gebruik van algemene voorwaarden.

Zij maken deze zelf, gebruiken de voorwaarden van een branchevereniging of laten ze door een advocaat opstellen. In die algemene voorwaarden worden zaken geregeld die “in de regel” betrekking op de positie van de onderneming (de “gebruiker”) en de klant (de “wederpartij”). Vaak wordt kort aangegeven welke service en dienst of product de onderneming levert, en zeer uitgebreid welke verplichtingen de klant heeft en welke rechten de onderneming heeft als de klant niet op tijd betaalt. De onderneming proneert zichzelf in deze voorwaarden zoveel mogelijk te beschermen. Zo is veelal een beperking van aansprakelijkheid opgenomen, gelden korte termijnen waarin een klant eventuele klachten moet melden, worden hoge incassokosten in het vooruitzicht gesteld bij wanbetaling etc. Niet alles mag geregeld worden; bedingen in algemene voorwaarden mogen niet “onredelijk bezwarend” zijn voor de klant. Daartoe is onder meer een zwarte lijst (van verboden bepalingen) en een grijze lijst (van vermoedelijk verboden bepalingen) in de wet opgenomen.

Het (laten) opstellen van algemene voorwaarden is één. Een tweede is er voor te zorgen dat deze daadwerkelijk van toepassing zijn op de relatie met de klant. Opvallend is hoe veel fouten worden gemaakt bij het gebruik van algemene voorwaarden, ook door grote ondernemingen en zelfs door advocatenkantoren.

Algemene voorwaarden gelden uitsluitend als deze door de klant zijn aanvaard. Die aanvaarding kan schriftelijk met een ontvangstbevestiging, maar ook stilzwijgend. Stilzwijgende aanvaarding wordt echter niet al te snel aangenomen. Een simpele verwijzing naar de algemene voorwaarden op een factuur of briefpapier, betekent niet dat de klant de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden heeft aanvaard. Ook niet als herhaaldelijk facturen met die mededeling worden verzonden aan dezelfde klant.

Als de klant de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden al heeft aanvaard, kan een klant die vernietigen als hij / zij geen redelijke mogelijkheid heeft gehad van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Hoofdregel daarbij is dat de onderneming de algemene voorwaarden ter hand moet stellen vóór het afsluiten van de overeenkomst. Dus toezending of overhandiging daarvan (of ingeval van handel via Internet met een pop-up) voordat de overeenkomst definitief tot stand komt.

Pas als deze ter handstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, volstaat verwijzing dat de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij een Kamer van Koophandel of rechtbank en op verzoek zullen worden toegezonden. De situatie dat ter handstelling van algemene voorwaarden niet mogelijk is, doet zich echter nauwelijks voor. Algemene voorwaarden zijn immers vaak niet meer dan één of twee A-4’tjes, en kunnen dus eenvoudig bij een offerte of contract worden overhandigd of ingevoegd.

Vele ondernemingen volstaan met de mededeling dat algemene voorwaarden van toepassing zijn en op verzoek zullen worden toegezonden, er van uitgaande dat daarmee de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit is dus niet het geval! Als achteraf gezien ter handstelling van de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst mogelijk wordt geacht, is verwijzing niet afdoende. De klant kan dan elke bepaling uit algemene voorwaarden vernietigen, ongeacht of die bepaling onredelijk bezwarend jegens hem is. Dit heeft tot gevolg dat de onderneming niets heeft aan zijn algemene voorwaarden: ze gelden simpelweg niet.

Het grote aantal uitspraken dat rechtbanken (nog steeds) wijzen over algemene voorwaarden maakt duidelijk dat de praktijk niet goed omgaat met hantering van algemene voorwaarden, met alle gevolgen van dien. Wie algemene voorwaarden heeft, doet er goed aan te controleren of hij ze wel goed gebruikt, of dat zij door onjuist gebruik feitelijk waardeloos zijn.

Gilyan Parker