De bescherming van werknemers tegen ontslag gaat ver: als werkgever moet u een redelijke ontslaggrond hebben en die ook kunnen onderbouwen bij de rechter. Voor ontslag van een disfunctionerende werknemer is dossieropbouw essentieel. Uit het dossier moet blijken dat een werknemer niet goed functioneert, terwijl hem voldoende gelegenheid is geboden om het functioneren te verbeteren.

Wat is dossieropbouw?

Dossieropbouw is de term voor het schriftelijk vastleggen van documenten en correspondentie met betrekking tot een werknemer. Denk daarbij aan de vastlegging van gesprekken, afspraken, instructies en beoordelingen. Het opbouwen van een dossier begint vanaf de eerste dag waarop het disfunctioneren van de werknemer is geconstateerd. Het moment waarop de werkgever de werknemer confronteert met het disfunctioneren is vaak het startmoment voor een verbetertraject. Eerder schreven wij over de stappen die u moet zetten voor een succesvol verbetertraject. Klik hier om meer te lezen over een succesvol verbetertraject.

Is dossieropbouw bij de disfunctionerende werknemer verplicht?

Een werkgever is niet wettelijk verplicht om een dossier op te bouwen. Wel wordt van de werkgever verwacht dat hij kan onderbouwen dat de werknemer niet naar tevredenheid functioneert en dat hij zich heeft ingespannen om de werknemer daarbij te helpen. Voor toekomstig ontslag is dossieropbouw daarom onmisbaar. Bovendien schept een dossier duidelijkheid; zowel voor u als uw werknemer.

Het dossier

Een goed dossier bouwt u op door de contactmomenten en beoordelingen met de disfunctionerende werknemer schriftelijk vast te leggen. Dat kunt u doen door het aanmaken van een map waarin u alle gesprekken en afspraken noteert. Die map zal dan onderdeel uitmaken van het dossier. De gespreksverslagen en e-mails hoeven door de werknemer niet geaccordeerd en/of ondertekend te zijn. Het gaat er om dat u aannemelijk moet kunnen maken dat de werknemer is aangesproken op zijn functioneren, hem een verbeterplan met concrete verbeterpunten is aangeboden en de voortgang structureel is geëvalueerd.

Ons advies

Wij adviseren om vooraf duidelijk vast te leggen wat de doelstellingen en duur van het verbeterplan zijn én welke mogelijke gevolgen het onsuccesvol doorlopen daarvan zal hebben. Interne notities en memo’s kunt u ook toevoegen aan het dossier, echter zal het inbrengen daarvan in een eventuele procedure niet zinvol zijn. De werknemer heeft van die stukken immers geen kennis genomen.

Bij het opbouwen van een stevig dossier is een grote rol weggelegd voor de leidinggevende en personeelszaken. Wij adviseren u graag over de instrumenten die u als leidinggevende kunt inzetten bij het aanspreken van de werknemer, evenals de documenten die van belang zijn voor dossieropbouw.

Meer informatie?

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of wilt u meer informatie over dossieropbouw bij een disfunctionerende werknemer? Neem dan direct contact met ons op.