Controleren mail- en surfgedrag?

Hier vallen e-mails onder die verstuurd zijn vanaf het werk, maar ook informatie die kan worden afgeleid van internetgebruik op het werk voor privédoeleinden. Vanwege dit recht op privacy is het controleren van het internetgebruik en lezen van e-mails van werknemers niet zonder meer toegestaan.

Het is voor een werkgever niet per definitie verboden om het internet- en e-mailgebruik van werknemers te monitoren. In hoeverre dit is toegestaan, en met welke factoren een werkgever dan rekening moet houden, kwam onlangs aan de orde in een rechtszaak. Hierin confronteerde de werkgever een werknemer met een onderzoek naar mogelijk niet gemelde nevenactiviteiten. Ook vermoedde de werkgever dat de werknemer langdurig en structureel zijn werkmail (inclusief e-mailhandtekening) en de bedrijfslaptop voor privédoeleinden gebruikte. In het kader van het onderzoek monitorde de werkgever het internet- en e-mailgebruik van de werknemer. Uit de resultaten concludeerde de werkgever dat de werknemer diverse niet gemelde nevenactiviteiten had verricht, ook onder werktijd.

Daar komt bij dat de werkgever meende dat de werknemer betrokken was geweest bij hypotheekfraude, waarbij hij via de raadpleegsystemen van de werkgever gegevens van klanten had geraadpleegd. Deze omstandigheden wogen voor de werkgever zo zwaar dat hij de rechter verzocht om de  arbeidsovereenkomst te ontbinden. Hieraan lag ten grondslag dat de werknemer ernstig verwijtbaar had gehandeld, dan wel dat de arbeidsrelatie zodanig was verstoord dat deze niet meer voortgezet kon worden.

Zwaarder

De werknemer stelde dat de werkgever niet bevoegd was om zijn internet- en e-mailgebruik te monitoren. Volgens de werknemer was dit slechts toegestaan als er een duidelijk e-mail- en internetprotocol van kracht is, waarin is vastgelegd dat de werkgever het internet- en e-mailgebruik kan controleren, op welke wijze, onder welke omstandigheden en voor welke doeleinden. Zo’n protocol ontbrak volgens de werknemer. Ook had de werkgever geen gerechtvaardigd belang bij de controle dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer. Voor de rechter was het onduidelijk wat precies de aanleiding van de controle van het e-mail- en internetgebruik was geweest.

Daarnaast oordeelde de rechter dat het mail- en internetprotocol van de werkgever onvoldoende duidelijk was. De rechter kon daarom niet vaststellen in hoeverre de verweten gedragingen als gevolg van het monitoren van het mailgebruik aan het licht gekomen zijn. Als er sprake was geweest van niet-toegestane monitoring, hadden de resultaten van het onderzoek buiten beschouwing kunnen worden gelaten. Door onduidelijkheid hierover kon de rechter niet bepalen welke conclusies aan het monitoren moeten worden verbonden. De rechter kon het ontbindingsverzoek van de werkgever daarom niet goed beoordelen en wees dit af. Rechtbank Midden-Nederland 16 december 2021, ECLI(verkort): 6071

Zorg voor een duidelijk internet- en e-mailprotocol

In deze zaak ving de werkgever bot vanwege het ontbreken van een deugdelijk beleid voor e-mail- en internetgebruik. De werkgever kon niet aantonen dat hij zijn werknemers vooraf had geïnformeerd over welk internetgebruik wel en niet was toegestaan. Bovendien had hij vooraf niet duidelijk gemaakt in welke gevallen, op welke wijze en onder welke omstandigheden controle plaats kan vinden én welke doeleinden daarmee zijn gediend. De uitspraak maakt duidelijk dat werkgevers terughoudend moeten omgaan met het observeren van het e-mail- en internetgebruik van werknemers.

Vooraf

Wanneer u het mail- en internetgebruik van uw medewerkers wilt observeren, is het allereerst van belang om na te gaan of de werknemers vooraf voldoende informatie hebben ontvangen over de mogelijke controle van hun correspondentie. Vervolgens moet u zich afvragen of u gegronde redenen heeft om het e-mailen  internetgebruik te controleren.

Onnodig

Tot slot is het raadzaam om na te gaan of er minder ingrijpende methoden en maatregelen voorhanden zijn om uw doel te bereiken. Daarmee kunt u voorkomen dat een werknemer kan stellen dat zijn privacy onnodig is geschonden.

Meer informatie?

Heeft u een vraag? Neemt u dan gerust contact met ons op.

Rechtbank Amsterdam 13 september 2021, ECLI(verkort): 5029.

Dit artikel verscheen eerder in Rendement.