Deponering jaarstukken voor 1 februari

Dan moet namelijk de jaarrekening en het jaarverslag van het boekjaar dat 13 maanden daarvoor werd afgesloten, worden gedeponeerd. Dat leidt vaak tot stress in directiekamers. Tijd om de regels op een rijtje te zetten. Hoe zit dat nu ook alweer met die deponeringsverplichtingen?

Wettelijke regeling

De wettelijke regeling luidt aldus dat binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening moet zijn opgemaakt. Daarvoor kan 6 maanden uitstel worden verkregen (dient bij aandeelhoudersbesluit te worden vastgelegd). Na deze 6 maanden moet binnen 2 maanden het financieel jaarverslag bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd en zo worden openbaar gemaakt. Dat betekent dat de maximale termijn voor het indienen van deponeringsjaarcijfers bij de Kamer van Koophandel opgeteld 13 maanden is. Overigens is het zo dat de jaarrekening binnen 8 dagen nadat zij is vastgesteld en goedgekeurd door de aandeelhouders bij de Kamer van Koophandel moet zijn gedeponeerd. Die 8 dagen komen niet bovenop genoemde 13 maanden.

Wie is publicatieplichtig?

De deponeringsplicht geldt voor alle B.V.’s en N.V.’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en corporaties gevestigd in Nederland. Ook vergelijkbare buitenlandse rechtspersonen die in Nederland zijn gevestigd, vallen hieronder. Verder zijn commerciële verenigingen en stichtingen verplicht om van elk boekjaar de jaarrekening openbaar te maken. Het jaarverslag dient tegelijkertijd met de jaarrekening te worden gedeponeerd.

Wat dient er te worden gepubliceerd?

Wat onder jaarrekening wordt verstaan is in de wet precies omschreven. Ik verwijs op deze plaats naar de tabel die de Kamer van Koophandel daarover op haar website heeft vermeld (tabel). Kort gezegd: hoe groter het bedrijf, des te meer informatie openbaar moet worden gemaakt. Let daar wel goed op: vaak wordt meer informatie prijs gegeven dan noodzakelijk, niet omdat men dat wil, maar omdat men denkt dat men daartoe wettelijk gehouden is.

Het jaarverslag (alleen te deponeren door middelgrote en grote ondernemingen) wordt door het bestuur opgesteld en bevat onder meer de visie van het bestuur, een toelichting op de algemene gang van zaken bij de vennootschap alsmede de toekomstverwachtingen.

Jaarrekening en jaarverslag dienen uiteraard op elkaar aan te sluiten.

Sancties

Niet-naleving van de openbaarmakingverplichting geeft de overheid het recht tot het opleggen van sancties. Strafrechtelijk gezien kan er mogelijk een boete of zelfs hechtenis worden opgelegd aan vennootschap, bestuur, Raad van Commissarissen, aandeelhouders en/of anderen die kunnen worden gelijkgesteld met deze functionarissen. Nadat de FIOD of de ECD een proces-verbaal van verzuim hebben opgemaakt en dit naar het OM hebben gestuurd, is het aan het OM om al dan niet tot strafvervolging over te gaan.

Overigens kan iedere belanghebbende in rechte nakoming vorderen van naleving van de openbaarmakingplicht door de vennootschap.

De curator kan, indien de vennootschap failliet is verklaard, ieder van de leden van het bestuur en/of van de Raad van Commissarissen en/of personen die daarmee gelijk kunnen worden gesteld, aansprakelijk stellen voor het gehele tekort van de boedel, indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Bij te late deponering van stukken staat het kennelijk onbehoorlijk bestuur vast alsook dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Bestuurders hebben vervolgens slechts de mogelijkheid aan te tonen dat het faillissement aan iets anders is te wijten. Dat is niet altijd even eenvoudig.

Ten slotte kan de vennootschap, indien zij verzuimt te deponeren gedurende een periode van meer dan 25 maanden, op beschikking van de Kamer van Koophandel worden ontbonden.

De wet kent een aantal vrijstellingen van de deponeringverplichting. Het gaat daarbij om de vrijstelling van de dochtervennootschap als de moedervennootschap een geconsolideerde jaarrekening deponeert, als ook vrijstellingen voor buitenlandse vennootschappen met een vestiging in Nederland, voor zover zij in het land van oprichting geen deponeringplicht hebben. Daarnaast kan het Ministerie van Economische Zaken ontheffing verlenen op grond van gewichtige redenen. Een dergelijke ontheffing vindt slechts met grote terughoudendheid plaats.

Conclusie

Bestuurders van publicatieplichtige rechtspersonen dienen zich bewust te zijn van hun verplichtingen ter zake. Zij moeten onder ogen zien dat de consequenties van niet-naleving van de betreffende verplichtingen hen ook persoonlijk kunnen raken. Dat hoeft niet per se tot stress te leiden maar vraagt wel om scherpte.