26 oktober 2014

Formulering ontslagbrief hogere wiskunde

Door Gilyan Parker

Ontslag op staande voet vindt in 4% van alle ontslagzaken plaats. Toch zijn er veel procedures over.

Dat heeft niet alleen te maken met de ingrijpende gevolgen voor de werknemer, maar ook met het feit dat rechters strenge eisen stellen aan de formulering van de ontslagbrief. Het lijkt zo makkelijk om een werknemer per brief op staande voet te ontslaan, maar dit vereist zorgvuldigheid van de werkgever.

Één ontslagreden

Dat geldt al in het geval een werknemer zich aan één overtreding schuldig heeft gemaakt. Bijvoorbeeld ontvreemding van bedrijfseigendommen, schelden, geweld gebruiken, dronken op het werk verschijnen. Denk daarbij aan de vraag of het verstandig is om in de ontslagbrief strafrechtelijke begrippen als diefstal en verduistering te gebruiken. Strafrechtelijk gezien vereisen die een opzettelijke handeling van de werknemer, en dus haalt de werkgever zich de bewijslast van de “opzet” op de hals. Een feitelijke beschrijving van de gang van zaken heeft veelal de voorkeur boven het gebruik van één kwalificatie, zoals bijvoorbeeld “seksuele intimidatie”. Immers het moet voor de werknemer wel onmiddellijk duidelijk zijn wat de ontslagreden is en wat met “intimidatie” wordt bedoeld. Het vermelden van eerdere waarschuwingen en verwijzingen naar bedrijfsregels is daarbij ook van belang.

Meerdere redenen

Het formuleren van een goede ontslagbrief wordt echt hogere wiskunde, eigenlijk “taalkunde”, als de werkgever meerdere redenen voor het ontslag aanvoert. In verband met het vereiste dat het de werknemer onmiddellijk duidelijk is om welke reden(en) hij is ontslagen, heeft de Hoge Raad daarover vaste rechtspraak ontwikkeld. Die heeft de Hoge Raad bevestigd op 26 september 2014 (ECLI:NL:HR:2014:2806). Die ziet op gevallen waarin de werkgever in de ontslagbrief meerdere ontslagredenen noemt, maar bij de rechter slechts een deel daarvan kan bewijzen. De vraag is dan of de overblijvende en dus wel bewezen dringende redenen voldoende zijn voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet.

Hoge Raad 26 september 2014

De Hoge Raad stelt daarbij in de eerste plaats als eis dat de vaststaande misdraging(en) op zichzelf kwalificeert c.q. kwalificeren, als dringende reden. Ten tweede moet de werkgever aannemelijk maken dat hij óók tot ontslag op staande voet zou zijn overgegaan als slechts de wel bewezen reden(en) aan de orde zou zijn geweest. En daarbij geldt dat dit voor de werknemer op basis van de ontslagbrief onmiddellijk duidelijk moet zijn geweest. Bij de werknemer mag er dus op basis van de ontslagbrief redelijkerwijs geen twijfel over bestaan dat hij ook zou zijn ontslagen indien slechts een deel van de inhoud van de in de ontslagbrief genoemde klachten, zou komen vast te staan.

Formulering ontslagbrief

Dit vergt in de eerste plaats afweging door de werkgever over het al dan niet noemen van alle of een deel van de gewraakte gedragingen, met het oog op de vraag of die ieder voor zich en/of gezamenlijk een dringende reden voor ontslag op staande voet vormen. Bij de formulering van een opsomming van misdragingen is dan dus van belang in de ontslagbrief aan te geven dat de werknemer ook zou zijn ontslagen als slechts één of een willekeurige combinatie van de gewraakte gedragingen aan de werkgever bekend zou zijn geweest. Immers: als de werkgever alle misdragingen als één geheel ziet, dan moet ook het geheel, dus alle klachten, komen vast te staan omdat anders het hele ontslag onderuit gaat – en dat op formele gronden.

Gilyan Parker