Handleiding voor het opstellen van distributieovereenkomsten

Het kenmerk van een distributieovereenkomst is dat de distributeur voor eigen rekening de producten inkoopt en verkoopt. Het opstellen van een distributieovereenkomst is niet altijd eenvoudig. Hieronder volgt een korte handleiding bij het opstellen van een distributieovereenkomst.

Schriftelijke vastlegging van de distributieovereenkomst

Het is wenselijk de relatie tussen de distributeur en de producent vast te leggen in een schriftelijke distributieovereenkomst. De keuzes die daarbij gemaakt moeten worden zijn niet altijd eenvoudig. Goede juridische begeleiding is essentieel om de distributieovereenkomst juridisch dicht te timmeren. De onderwerpen die in de distributieovereenkomst in ieder geval aan bod dienen te komen geef ik hierna met een korte toelichting weer.

Omschrijving van het product

In de distributieovereenkomst zal doorgaans beschreven zijn welke producten of diensten worden geleverd. De omschrijving dient zo eenduidig en duidelijk mogelijk te zijn. Het is bovendien wenselijk om in de distributieovereenkomst ruimte in te bouwen voor het doorvoeren van productwijzigingen/assortimentswijzigingen en de wijze waarop dit plaats zal vinden.

Leveringsvoorwaarden en prijs

De leveringsvoorwaarden zijn de voorwaarden waaronder de levering van de producten plaatsvindt. Denk aan de termijn van levering na bestelling of het moment waarop de eigendom van het product overgaat op de ontvanger.

De inkoop- en verkooprijs

Vooraf zal de inkoopprijs kunnen worden vastgelegd voor een bepaalde tijd. Afspraken over de minimale verkoopprijs zijn meestal niet mogelijk omdat daar mededingingsrechtelijke bezwaren aan kleven. Maximale prijzen zullen wel zijn toegestaan evenals vrijblijvende “adviesprijzen”.

Exclusiviteit

De producten kan er voor kiezen om één distributeur aan te wijzen voor een bepaalde regio, bijvoorbeeld één per land. Het mededingingsrecht speelt ook hier een rol. In veel distributieovereenkomsten staat een artikel waar het de distributeur is verboden producten te leveren buiten het overeengekomen territorium. De werking van zo’n artikel is beperkt. Een distributeur zal producten mogen leveren buiten zijn territorium indien hij een verzoek tot levering krijgt. Een voorwaarde is wel dat het verzoek om levering niet het rechtstreekse gevolg mag zijn van een actieve benadering van klanten buiten het territorium door de distributeur. Het is belangrijk om dit artikel op juridisch juiste wijze op te stellen.

Promotie- en marketinginspanningen

Een veelvoorkomend artikel in distributieovereenkomsten gaat over de marketinginspanningen die de distributeur in zijn territorium zal verrichten. Vaak wordt afgesproken dat de distributeur de producent op de hoogte houdt van de marketinginspanningen en van de ontwikkelingen in de markt. Ook gebruikelijk is dat de distributeur en de producent gezamenlijk promotieactiviteiten verrichten.

Opzegtermijn

Een regeling over de duur en beëindiging van de distributieovereenkomst is onontbeerlijk. Distributieovereenkomsten kunnen voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd worden overeengekomen. Bij beide type overeenkomsten is het wenselijk zaak dat een opzegtermijn wordt bepaald. Het is mogelijk verschillende opzegmogelijkheden overeen te komen. Over de beëindiging van distributieovereenkomsten wordt vaak geprocedeerd, met name door distributeurs die vinden dat opzegging/beëindiging niet mogelijk zou kunnen zijn dan wel die menen dat er een veel langere opzegtermijn in acht had moeten worden genomen. De wijze waarop het contract is geformuleerd en de specifieke feiten en omstandigheden van het geval spelen daarbij een grote rol.

Intellectuele eigendomsrechten

De distributeur zal gebruik maken van de merken van de producent. De distributeur verkrijgt van de producent een licentie voor het merkgebruik. Vooral voor de producent is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over de toelaatbaarheid van het registreren van domeinnamen in het territorium door de distributeur.

Goodwillvergoeding bij eindigen distributieovereenkomst

Bij het eindigen van distributieovereenkomsten is het niet gebruikelijk dat een vergoeding wordt betaald voor opgebouwde goodwill door de distributeur. Bij de handelsagent is dat anders. Er kunnen daar uiteraard wel afspraken over worden gemaakt.

Minimum afnameverplichtingen

Afspraken kunnen worden gemaakt over de minimale afname van producten door de distributeur. Afhankelijk van de hoeveelheid afgenomen producten kunnen bijvoorbeeld kortingen worden verleend.

Geheimhouding

Partijen wisselen dikwijls knowhow uit, die zij geheim willen houden. Een geheimhoudingsbeding is dan ook gebruikelijk. Meestal heeft alleen de producent daar belang bij omdat hij bekend is met de markt en zijn klanten.

Overige bepalingen

Naast genoemde artikelen zullen gebruikelijke artikelen over garanties, tekortkomingen, aansprakelijkheid, vrijwaring, het toepasselijke recht en bevoegde rechters of een arbitrageregeling worden opgenomen.

Tot slot

De distributieovereenkomst heeft vele facetten. Laat u goed informeren bij het sluiten van een distributieovereenkomst. Voor meer informatie over distributieovereenkomsten kunt u uiteraard contact met mij opnemen.