Nieuwe deponeringstermijn jaarrekening vanaf boekjaar 2016

Voor de goede orde: voor de boekjaren 2014 en 2015 gelden dus nog gewoon de ‘oude’ regels (zie daarvoor ook de laatste weblog van Mechteld van Veen). Er zijn wetswijzigingen ten aanzien van alle rechtspersonen doorgevoerd. In deze weblog beperk ik mij tot de deponeringsplicht voor besloten vennootschappen.

Oude regime tot en met 31 december 2015

In het oude regime moet het bestuur de jaarrekening binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar opmaken. De algemene vergadering kan het bestuur hiervoor maximaal 6 maanden uitstel verlenen. Die vergadering stelt vervolgens de jaarrekening vast. Binnen 8 dagen na vaststelling moet de jaarrekening worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Voor het vaststellen en de deponering heeft de algemene vergadering maximaal 2 maanden de tijd. De jaarrekening moet dus binnen 13 maanden na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd. In de praktijk betekent dit dat het handelsregister van de Kamer van Koophandel in januari van elk kalenderjaar (uiterlijk 31 januari) een enorme hoeveelheid jaarrekeningen krijgt te verwerken.

Nieuwe regime vanaf 1 januari 2016

Per 1 januari 2016 gelden voor boekjaren die op of na 1 januari 2016 aanvangen kortere termijnen. Het bestuur moet nog steeds binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening opmaken. De vergadering van aandeelhouders kan het bestuur hiervoor als voorheen uitstel verlenen, maar nu maximaal 5 maanden. Binnen 2 maanden nadien moet de jaarrekening zijn vastgesteld en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Uitzondering onder oud en nieuw regime

In het geval alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, geldt ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders in principe eveneens als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering, mits er wordt voldaan aan enkele andere vereisten. Dat heeft tot gevolg dat – strikt genomen – de termijn in dat geval wordt ingekort tot 10 maanden en 8 dagen (oude regime) of 11 maanden en 8 dagen (nieuwe regime).

Gevolgen niet tijdig deponeren

Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening heeft onder de nieuwe wetgeving dezelfde gevolgen binnen ondernemingsrecht als onder de oude. Het niet tijdig deponeren ervan een economisch delict. En in geval van faillissement van de vennootschap kan het tot bestuurdersaansprakelijkheid leiden. De eerstvolgende keer dat de statuten van uw vennootschap moeten worden gewijzigd, moet u dit aspect zeker meenemen.

Verkorting van de termijnen

Het totaal van termijnen wordt dus verkort van 13 naar 12 maanden, oftewel bij een boekjaar dat gelijk is aan een kalenderjaar dienen de jaarstukken uiterlijk 31 december te zijn gedeponeerd. Als alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, geldt dat ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders geldt als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering. In dat geval moet onder het nieuwe regime de jaarrekening dus binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. De jaarrekening van 2016 moet dan op of voor 8 november 2017 worden gedeponeerd. In de huidige rechtspraak wordt echter (voornamelijk) aangesloten bij de 13-maandentermijn. Het is niet de verwachting dat onder het nieuwe regime van de dan 12-maandentermijn zal worden afgeweken. Tenslotte nog dit: ook als in de statuten van de vennootschap nog de oude termijnen staan vermeld, gelden desalniettemin de nieuwe wettelijke termijnen. Houd een en ander goed in de gaten.