Let op tijdig deponeren jaarrekening

Het is alweer bijna 1 februari. Heeft u uw jaarrekening over het boekjaar 2012 al gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel? In deze weblog bespreek ik kort en bondig de deponeringsverplichtingen, en ga ik tevens in op de vraag wanneer – indien u te laat deponeert – een termijnoverschrijding mogelijk als onbelangrijk verzuim kan worden aangemerkt.

De maximale termijn

De wettelijke regeling luidt aldus dat binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening moet zijn opgemaakt. Daarvoor kan 6 maanden uitstel worden verkregen (dient bij aandeelhoudersbesluit te worden vastgelegd). Na deze 6 maanden moet binnen 2 maanden het financieel jaarverslag bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd en zo worden openbaar gemaakt. Dat betekent dat de maximale termijn voor het indienen van deponeringsjaarcijfers bij de Kamer van Koophandel opgeteld 13 maanden is. Overigens is het zo dat de jaarrekening binnen 8 dagen nadat zij is vastgesteld en goedgekeurd door de aandeelhouders bij de Kamer van Koophandel moet zijn gedeponeerd. Die 8 dagen komen niet bovenop genoemde 13 maanden. Let op: bij de vernieuwing van het vennootschapsrecht in 2012 (de “flex-BV“) is als bijkomend gevolg van een gewijzigde bepaling (artikel 2:210 lid 5 BW) over vaststelling van de jaarrekening ook de publicatietermijn voor flex-BV’s ingekort. Voor flex-BV’s geldt dus – indien de jaarrekening overeenkomstig artikel 2:210 lid 5 BW is vastgesteld – een kortere termijn.

Wie moet deponeren?

De deponeringsplicht geldt voor alle B.V.’s en N.V.’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en corporaties gevestigd in Nederland. Ook vergelijkbare buitenlandse rechtspersonen die in Nederland zijn gevestigd, vallen hieronder. Verder zijn commerciële verenigingen en stichtingen verplicht om van elk boekjaar de jaarrekening openbaar te maken.

Gevolgen niet deponeren

Niet-naleving van de openbaarmakingverplichting geeft de overheid het recht tot het opleggen van sancties. Strafrechtelijk gezien kan er mogelijk een boete of zelfs hechtenis worden opgelegd aan vennootschap, bestuur, Raad van Commissarissen, aandeelhouders en/of anderen die kunnen worden gelijkgesteld met deze functionarissen. De curator kan, indien de vennootschap failliet is verklaard, ieder van de leden van het bestuur en/of van de Raad van Commissarissen en/of personen die daarmee gelijk kunnen worden gesteld, aansprakelijk stellen voor het gehele tekort van de boedel, indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Bij te late deponering van stukken staat het kennelijk onbehoorlijk bestuur vast alsook dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Bestuurders hebben vervolgens slechts de mogelijkheid aan te tonen dat het faillissement aan iets anders is te wijten. Dat is niet altijd even eenvoudig. Ten slotte kan de vennootschap, indien zij verzuimt te deponeren gedurende een periode van meer dan 25 maanden, op beschikking van de Kamer van Koophandel worden ontbonden.

Termijnoverschrijding onbelangrijk verzuim?

Zoals hierboven is aangegeven levert te late deponering van de jaarrekening onbehoorlijk bestuur – en dus persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder – op. Dit is anders wanneer er sprake is van een onbehoorlijk verzuim. De afgelopen tijd is er in de rechtspraak en literatuur veel discussie wat voor termijnoverschrijding als onbelangrijk verzuim kan worden aangemerkt. Is dat twee dagen, een week, een maand? In een recent arrest (NJ 2014,7) heeft de Hoge Raad bepaald dat het antwoord op de vraag of een overschrijding als een onbelangrijk verzuim kan gelden, afhangt van de omstandigheden van het geval, in het bijzonder van de redenen die tot de termijnoverschrijding hebben geleid. De Hoge Raad merkt daarbij op dat hogere eisen moeten worden gesteld naarmate de termijnoverschrijding langer is en dat stelplicht en bewijslast op de aangesproken bestuurder rusten. In het betreffende arrest oordeelde de Hoge Raad dat overschrijding van de deponeringstermijn met tien dagen – gelet op de omstandigheden van het geval – toelaatbaar was. De termijnoverschrijding van zes maanden werd door de Hoge Raad echter niet toelaatbaar geacht.

Conclusie

Het moge duidelijk zijn dat het zaak is de jaarrekening van uw onderneming tijdig te deponeren. In de regel kan de bestuurder alleen bij een lichte termijnoverschrijding – indien de omstandigheden daar naar zijn – met succes aanvoeren dat er sprake is van een onbelangrijk verzuim. Hoe langer de termijnoverschrijding, hoe hogere eisen de rechtbank stelt aan de redenen die tot de termijnoverschrijding hebben geleid. Indien u vragen heeft over de deponeringsverplichtingen van uw onderneming, of een juridisch conflict heeft over termijnoverschrijding, kunt u te allen tijde contact met mij opnemen.


Publicatiedatum:23 januari 2014