GMW advocaten gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke data, zoals persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u waar uw gegevens terecht komen en hoe deze worden verwerkt wanneer u gebruik maakt van onze VSO-tool.
De geüploade loonstroken worden bewaard op een server bij Scaleway in object storage. De tekst uit de loonstrook wordt bewaard in de database van de applicatie. Deze wordt vervolgens naar de API van OpenAI gestuurd. Het resultaat uit OpenAI verwerkt de applicatie tot invoer voor de module en slaat dit op in een database op de server. Op basis hiervan genereert de applicatie een Word document. Dit document wordt ook opgeslagen in de object storage van Scaleway. Uiteraard zijn alle verbindingen veilig geconfigureerd en is de toegang tot de database en opslag zo ingesteld dat onbevoegden er geen toegang toe hebben.
Van de werknemer worden de volgende gegevens uitgelezen uit de loonstrook: naam, adres, functie, datum indiensttreding en het salaris.
Van de werkgever worden de volgende gegevens uitgelezen uit de loonstrook: naam en adres.
Het doel van het verwerken van de gegevens is het verlenen van de dienst zelf: het genereren van de vaststellingsovereenkomst. Volgens de gebruiksvoorwaarden van OpenAI wordt data op basis van een ‘Large Language Model’ enkel gebruikt ten behoeve van de applicatie. De loonstroken en de daaruit verkregen gegevens worden door OpenAI niet gebruikt om hun ‘Large Language Model’ mee te trainen.
De geüploade loonstrook, het gegenereerde Word document en de gegevens in de database worden verwijderd na het genereren van het Word document. Dit gebeurt meteen als opnieuw gestart wordt met invullen, of uiterlijk 1 uur na de laatste activiteit. Als een gebruiker niets genereert en ook niets doet worden de gegevens ook na een uur verwijderd.
OpenAI kan volgens hun privacy statement de invoer en uitvoer van API’s tot 30 dagen bewaren om de diensten te leveren en misbruik te identificeren. Na 30 dagen worden de invoer en uitvoer van de API’s uit hun systemen verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren.
De toegang van OpenAI tot API-bedrijfsgegevens die op hun systemen zijn opgeslagen, is beperkt tot (1) geautoriseerde medewerkers die toegang nodig hebben voor technische ondersteuning, het onderzoeken van mogelijk misbruik van het platform, en naleving van wetgeving en (2) gespecialiseerde derde partijen die contractueel gebonden zijn aan vertrouwelijkheid en beveiligingsverplichtingen, uitsluitend om te controleren op misbruik en oneigenlijk gebruik.
Bron: Enterprise privacy (openai.com)
Nee, GMW advocaten heeft zelf geen beschikking over de loonstroken en/of de daaruit verkregen persoonsgegevens. Enkel de partijen die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst (Scaleway en OpenAI) beschikken over deze gegevens.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 2 september 2024. GMW advocaten kan de privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen door publicatie van de gewijzigde versie op deze pagina.
Heeft u nog vragen over deze privacyverklaring?
Neem dan contact op via:
GMW advocaten
Scheveningseweg 52
2517 KW Den Haag
Postbus 85564
2508 CG Den Haag
T +31 70 – 361 50 48
info@gmw.nl