Weer naar het werk in de 1,5 meter-samenleving: 5 tips voor werkgevers

Als werkgever staat u voor een bijzondere uitdaging; u moet de noodzaak van een succesvolle doorstart afwegen tegen de verplichtingen jegens uw werknemers.

In deze blog bespreek ik 5 essentiële punten waar u in uw voorbereiding rekening mee kunt houden.

1. Reizen van en naar het werk

• Maak een inventarisatie welke medewerkers afhankelijk zijn van het openbaar vervoer.
• Op dit moment mag er alleen gebruik gemaakt worden van het openbaar vervoer wanneer de reis noodzakelijk is en er geen ander vervoer beschikbaar is.
• Wanneer het openbaar vervoer iedereen weer wel mag vervoeren, in de 1,5 meter-samenleving, is de huidige opvatting dat het openbaar vervoer (NS) mogelijk slechts 10-15% van het normale aantal passagiers kan vervoeren.
• Op basis hiervan lijkt het onrealistisch om te verwachten dat medewerkers die afhankelijk zijn van het openbaar vervoer weer elke dag van huis naar kantoor reizen.
• Bekijk welke alternatieven u aan deze medewerkers kunt bieden. Denk aan een leasefiets (fietsplan) of fietsvergoeding, een leaseauto of autovergoeding. Als grotere groepen medewerkers met de auto naar kantoor komen, sta dan stil bij eventuele beperkingen met betrekking tot parkeervoorzieningen.
• Overweeg om nieuwe afspraken te maken over reiskostenvergoeding en vervoer.

2. Aantal werknemers in uw bedrijf/ op uw terrein

• Kantoren en / of werkkamers die niet kunnen voldoen aan de eisen van 1,5 meter zijn slechts gedeeltelijk bruikbaar. Dit betekent dat niet alle medewerkers tegelijkertijd op kantoor kunnen zijn.
• Overweeg hoe u kunt gaan werken in ploegendiensten binnen teams of afdelingen zodat de ene groep op kantoor kan werken en de andere groep vanuit huis kan werken. Deze groepen kunnen elkaar dan afwisselen.
• Gedeeltelijk thuiswerken wordt wellicht noodzakelijk. U kunt dan te maken krijgen met de vereisten van een “Arbo-proof” werkplek thuis. Ook kan het thuiswerken gevolgen hebben voor werkwijzes en de ICT-structuur. Hierbij kunnen aspecten van privacy een rol spelen en daarmee instemmingsrecht van de OR vereist zijn.
• Zorg ervoor dat in uw bedrijf het toetsenbord, de trapleuning, de deurklinken en de telefoons vaker worden schoongemaakt (zeker als medewerkers in ploegendienst gaan werken op elkaars (aangepaste) werkplek).
• Beperk het gebruik van liften, moedig traplopen aan, beperk of annuleer de bedrijfsevenementen.
• Probeer vergaderingen korter te laten duren en minder (of online) te laten plaatsvinden. Zorg ervoor dat deelnemers 1,5 meter uit elkaar kunnen zitten.

Denk aan het wijzigen van de werktijdenregeling in overleg met de ondernemingsraad, alsmede het wijzigen van de regels omtrent thuiswerken.

3. Veilige werkplek en (ziekte)verzuim

• De Arbeidsomstandighedenwet schrijft voor dat de werkgever verantwoordelijk is voor een veilige werkplek. Dit betekent dat u er volgens instructies van het kabinet / RIVM voor moet zorgen dat medewerkers een zo laag mogelijk risico op corona-infectie hebben.
• U, als werkgever, zal vanwege privacyregels de temperatuur van uw medewerkers niet mogen controleren. Ook kunt u de medische situatie van uw werknemers niet opvragen, onderzoeken of in twijfel trekken. U kunt overwegen om de bedrijfsarts in te schakelen, maar houd wel rekening met de tijd en kosten.
• Zolang de instructies van het kabinet / RIVM blijven bestaan dat werknemers thuis moeten blijven bij koorts, hoesten en verkoudheid, moet u als werkgever die richtlijn ook uitdragen en werknemers met dergelijke klachten instrueren om niet meer naar werk te komen. Dit kan een aanpassing van de interne regelgeving inzake ziekmelding vereisen.
• Wees voorbereid op een hoger verzuim. Niet alleen door mogelijke ziekte van de werknemer zelf, maar ook omdat uw werknemer wellicht voor een zieke partner / de kinderen moet zorgen.
• Zorg voor een goede relatie met de bedrijfsarts, die u voorlopig mogelijk alleen telefonisch kan consulteren.
• Houd bij het herstarten van de werkzaamheden op kantoor rekening met de thuissituatie van de individuele medewerker. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kinderen die nog niet (volledig) naar school of naar de kinderopvang mogen.
• Mogelijk moeten de ziekte- en verzuimregelingen worden aangepast.

4. Opnemen van vakantiedagen

• Ga zoveel mogelijk akkoord met het door laten gaan van vakanties die al gepland en goedgekeurd waren, zelfs als de werknemer er niet van kan “genieten” zoals oorspronkelijk bedoeld.
• Laat werknemers hun vakantiedagen gewoon opnemen. Werknemers hebben immers een wettelijk recht op vakantie. Bovendien: wanneer er nu geen vakantie wordt opgenomen, kunnen werknemers begin 2021 tegelijkertijd alsnog vakanties boeken om te voorkomen dat vakantiedagen verloren gaan die op 1 juli 2021 verstrijken. Dit is voor uw bedrijf ook geen ideale situatie.
• U kunt denken aan het beperken van het opnemen van vakanties “na corona”.

5. Aanpassen risico-inventarisatie en evaluatie

Elke werkgever is verplicht een eigen protocol op te stellen om te voldoen aan de 1,5-meterregel. Dit protocol moet worden opgenomen in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De RI&E dient aanvullende informatie te bevatten over de risico’s die de coronacrisis met zich meebrengt en de maatregelen die de werkgever neemt om daarmee om te gaan. Van de werkgever is de preventiemedewerker verantwoordelijk voor het opstellen van de RI&E; dit dient te gebeuren in samenwerking met de Ondernemingsraad (die instemmingsrecht heeft) en de Arbodiensten voor wat betreft de wijziging van de arbeidsomstandigheden.

Kunnen wij u helpen?

Heeft een vraag of wilt u advies op maat over de specifieke situatie van uw bedrijf, neemt u dan gerust contact met ons op.