Cash is King!

Hiervoor is de Europese betalingstermijn in het leven geroepen met de Late Payment Directive of ‘Richtlijn inzake bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties’. Deze Richtlijn bepaalt dat de Rijksoverheden van de aangesloten landen geleverde zaken en diensten binnen 30 dagen moeten betalen. Voor handelstransacties tussen ondernemingen geldt een (maximale) termijn van 60 dagen.

Richtlijn

De Late Payment Directive 2011/7/EU (Pbl.L48/1) is op 16 februari 2011 gepubliceerd en is een aanscherping en vervanging van de ‘oude’ regelgeving. De nieuwe Richtlijn moet volgens de Europese Unie (EU) uiterlijk 16 maart 2013 door alle lidstaten zijn geïmplementeerd. In de Richtlijn is als uitgangspunt genomen dat veel betalingen voor handelstransacties tussen ondernemingen of tussen ondernemingen en overheidsinstanties later worden verricht dan contractueel is overeengekomen of in de algemene handelsvoorwaarden is vastgelegd. Hoewel de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht, worden de desbetreffende facturen veelal ruim na het verstrijken van de betalingstermijn voldaan. Brussel heeft geconcludeerd dat dergelijke betalingsachterstanden een negatieve uitwerking hebben op de liquiditeit en het financiële beheer van ondernemingen bemoeilijken. Bovendien heeft het, wanneer de schuldeiser als gevolg van betalingsachterstanden externe financiering nodig heeft, gevolgen voor het concurrentievermogen en de winstgevendheid. In tijden van economische neergang, wanneer de toegang tot financiering lastiger is, neemt het risico van negatieve gevolgen ook sterk toe.

Denk eerst klein

In haar mededeling van 25 juni 2008 „Denk eerst klein” – Een „Small Business Act” voor Europa” heeft de Europese Commissie benadrukt dat de toegang van het midden- en kleinbedrijf/kleine en middelgrote ondernemingen (het mkb/kmo’s) tot financiering moet worden vergemakkelijkt en dat een juridisch en commercieel klimaat moet worden geschapen dat tijdige betaling bij handelstransacties bevordert. De overheid heeft in dit verband een bijzondere verantwoordelijkheid. De nieuwe Richtlijn doet daarop terecht een appèl.

Wetsvoorstel

Op vrijdag 11 november 2011 heeft minister Opstelten van Veiligheid en Justitie een wetsontwerp ingediend waarin de Europese Richtlijn ter bestrijding van betalingsachterstanden bij handelstransacties wordt omgezet naar Nederlands recht. De regering wil met enkele aanvullende maatregelen te late betaling van rekeningen voor geleverde goederen of diensten tegengaan. Nederland volgt hiermee de Europese Richtlijn om betalingsachterstanden te bestrijden. Het wetsontwerp regelt verder dat schuldeisers bij betalingsachterstanden naast de wettelijke handelsrente, die is verhoogd met 1 procentpunt, ook 40 euro als minimumvergoeding voor eigen incassokosten in rekening brengen. Daarnaast komt er een maximumbetalingstermijn van 60 dagen voor handelstransacties tussen ondernemingen. Verder moeten alle overheidsinstanties zonder uitzondering hun facturen binnen 30 dagen betalen. Dit laatste was al bepaald in het regeerakkoord en wordt nu wettelijk vastgelegd.

Wanneer zal het in werking treden?

De ministerraad heeft ermee ingestemd het wetsvoorstel voor advies aan de Raad van State te zenden. Wanneer de nieuwe regels precies van kracht worden, is nog niet duidelijk. Eerst moet de Raad van State zich over de nieuwe kabinetsplannen buigen. De tekst van het wetsvoorstel en het advies van de Raad van State worden pas openbaar bij indiening bij vabn een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer. De implementatietermijn van 16 maart 2013 zou gehaald moeten kunnen worden.

MKB

Betalingstermijnen lijken op het eerste gezicht misschien geen Europese aangelegenheid, maar minimumaysen zijn belangrijk om het ondernemen over de grens te vereenvoudigen en risico’s te verkleinen. Het is vooral voor het midden- en kleinbedrijf van belang, omdat juist kleinere ondernemingen eerder liquiditeitsproblemen kunnen krijgen. De huidige regelgeving is een verbetering en vereenvoudiging van de oude regels en maakt het makkelijker om gemaakte kosten te verhalen. Met de nieuwe wetgeving wordt gezorgd voor gelijke voorwaarden bij nationale en internationale handelstransacties. Hiermee profiteert het Nederlandse bedrijfsleven ook van de nieuwe Richtlijn bij grensoverschrijdende handelstransacties. Bovendien kunnen Nederlandse ondernemingen zowel nationaal als in andere lidstaten dezelfde maatregelen nemen om tijdige betaling van hun facturen af te dwingen. Tijdige betaling van de facturen zorgt ervoor dat de kasstroom van Europese ondernemingen wordt verbeterd. Vooral de verbetering van het betaalgedrag van de overheid in de EU is voor het bedrijfsleven een steun in de rug, omdat overheidsopdrachten binnen de EU een grote economische waarde vertegenwoordigen.

Belang voor ondernemers

Het is belangrijk voor ondernemers om duidelijke (algemene) voorwaarden af te spreken, aan de juiste contactpersoon een correcte factuur te versturen en tijdig meldingen in het boekhoudsysteem in te bouwen als betalingen uitblijven. Door goed credit management kan er een bijdrage geleverd worden aan het verlengen en verder verdiepen van winstgevende klantrelaties. Op basis van de bekende betaalinformatie moeten bedrijven zich gestructureerd richten op de potentieel goed betalende klanten, nog voordat zij klant worden. Goed credit management begint eigenlijk al in het verkoopproces. Voorkomen is vaak beter dan genezen, maar ook in een achteraf-situatie is nog veel mogelijk. De Richtlijn doet dan ook geen afbreuk aan het recht van partijen om incassoprocedures op te starten, beslag te leggen of – niet onbelangrijk – te schikken. Betalingsregelingen worden zelfs expliciet genoemd in de Richtlijn zodat onder meer bij niet aflossen van afbetalingstermijnen, de rente en de vergoeding waarin de Richtlijn voorziet, gewoon kunnen worden berekend over de achterstallige bedragen.

Duidelijkheid en deadlines

Onze ruime incasso-ervaring leert dat het voor ondernemers belangrijk is dat de betalingstermijn en de eventuele vervolgstappen, indien er niet op tijd betaald wordt, duidelijk worden vermeld in contracten en algemene voorwaarden. Met een consequent debiteurenbeleid kan vervolgens een hoop ergernis worden voorkomen. Het is verstandig om daarom altijd een vast aantal dagen nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken concrete herinneringen te sturen. Een periode van circa 5 tot 10 dagen is daarbij een goed uitgangspunt. Door het consequent en snel versturen van een herinnering weet de debiteur dat het serieus is. De debiteur zal in de regel sneller betalen en zal ook de volgende keer geneigd zijn minder lang te wachten.

Pre-incasso

Voldoet een debiteur ook na het versturen van één of meerdere herinneringen of aanmaningen zijn factuur nog steeds niet, dan kan een incassobureau ingeschakeld worden om de duimschroeven aan te draaien. Die hulp gaat vaak zo ver dat een deel van het voorwerk ook wordt uitbesteed: de zogeheten pré-incasso. In de incassotak van GMW zijn wij in het pre-incassottraject de souffleur van onze opdrachtgever. De debiteur heeft nog geen zicht op het eventuele vervolg, terwijl de tussenstap een relatie met de debiteur niet direct op het spel zet. Het scharnierpunt is vervolgens een brandbrief waarin de overdracht aan het incasso bureau wordt genoemd. Ook die brief levert nog verassend veel 5-voor-12 betalingen op. Loopt ook dat spaak, dan is de ervaringsregel dat snel moet worden doorgepakt, in sommige gevallen ook met beslag of zelfs de route van een faillissementsaanvraag. Consequent zorgdragen voor een goede opmaat om de druk subtiel op te voeren, blijkt een belangrijke evenwichtsfactor voor liquiditeit en ook voor ondernemers geldt tenslotte: Cash is King! Deze weblog is geschreven in nauwe samenwerking met Lauren van Rijn en Suzanne de Mildt-Meijer, juridisch medewerkers bij GMW Advocaten.