Privacy statement GMW advocaten

(versie oktober 2023)

Algemeen

GMW advocaten B.V. (“GMW”) verzamelt en verwerkt persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren.

In verband met de verwerking van persoonsgegevens hanteert GMW advocaten B.V. (“GMW”) dit privacy statement.

Met dit privacy statement informeren GMW u over welke persoonsgegevens GMW verzamelt (de verwerkingsactiviteiten), hoe we met deze persoonsgegevens omgaan en over uw rechten in verband hiermee.

Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens GMW verwerkt.

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die door GMW worden verwerkt in verband met haar dienstverlening, waaronder begrepen de gegevens die door de bij GMW werkzame faillissementscuratoren worden ontvangen en verwerkt in de faillissementen waarin zij zijn respectievelijk worden aangesteld.

Dit privacy statement is als volgt opgebouwd:

1. Doeleinden voor verwerking persoonsgegevens
1.1. Juridische dienstverlening
1.2. Mediation
1.3. Sollicitaties
1.4. Studenten
1.5. Leveranciers
1.6. Website, activiteiten en marketing
1.7. Cookies
2. Beveiliging van persoonsgegevens
3. Uw rechten
4. Wijzigingen in het privacy statement
5. Contact

1. DOELEINDEN VOOR VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

1.1       Juridische dienstverlening

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaart GMW deze?

a.       Uitvoering overeenkomst met de cliënt

1. Voor zover nodig voor haardienstverlening verzamelt GMW persoonsgegevens van cliënten en/of andere personen die zij ontvangt van haar cliënten, de wederpartij of die blijken uit openbare registers. Het betreft naam, contactgegevens, bankrekeningnummer, naam en bevoegdheden van bestuurders van juridische entiteiten en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is niet contractueel of wettelijk verplicht. Indien de persoonsgegevens niet aan GMW verstrekt worden, dan kan GMW, afhankelijk van het specifieke geval, de dienstverlening niet of minder goed uitvoeren.

2. GMW gebruikt deze gegevens om de overeenkomst met de cliënt uit te voeren. Voor zover de cliënt een natuurlijk persoon is en de gegevens de cliënt zelf betreft, verwerkt GMW deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid 1 AVG ter uitvoering van de overeenkomst met de cliënt. Voor zover de persoonsgegevens andere betrokkenen dan de cliënt zelf betreft, verwerkt GMW deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 sub f AVG en heeft GMW een gerechtvaardigd belang, omdat we zonder de gegevens onze juridische dienstverlening niet naar behoren kunnen uitvoeren. Indien GMW bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerkt, mag GMW deze gegevens verwerken, omdat: 1) dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of 2) omdat de betrokkene deze gegevens uitdrukkelijk openbaar heeft gemaakt, of 3) de betrokkene hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

3. GMW bewaart persoonsgegevens gedurende 10 jaar na het sluiten van een dossier of zoveel langer als nodig is in verband met haar (wettelijke en contractuele) verplichtingen, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden.

b. Wettelijke verplichting

4. Op grond van de Verordening op de advocatuur (“VODA”) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) is GMW wettelijk verplicht haar cliënten te identificeren en in sommige gevallen verplicht tot het uitvoeren van een cliëntenonderzoek. Hiervoor verzamelen we persoonsgegevens, zoals de nationaliteit, het land waar de cliënt woonachtig of gevestigd is, kopie identiteitsdocument, Burgerservicenummer, namen van de uiteindelijk belanghebbende (“UBO”) en of die persoon of een naaste een politiek prominent persoon is (“PEP”). GMW is op basis van sanctiewet- en regelgeving ook verplicht om te verifiëren of de cliënt of – kort gezegd – een UBO, voorkomt op nationale, internationale of Europese sanctielijsten. Hiervoor verzamelen we ook persoonsgegevens, zoals de namen van voormelde personen, hun geboortedatum en het land waarin zij woonachtig zijn. GMW verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens alleen indien en voor zover GMW dit wettelijk verplicht is. Cliënten zijn verplicht deze persoonsgegevens aan GMW te verstrekken. Indien de cliënt GMW de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen en mogen GMW onze diensten niet verlenen.

5. GMW bewaart de kopie van het identiteitsdocument en het Burgerservicenummer tot 5 jaar na het einde van de opdracht van de cliënt. Persoonsgegevens die GMW verwerkt op grond van de verplichtingen uit de Wwft worden tot 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie, het uitvoeren van de transactie of het doen van een melding van een transactie bewaard.

c. Met wie deelt GMW persoonsgegevens?

6. Voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat, of voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening kan GMW uw persoonsgegevens verstrekken aan derden. Deze derden kunnen zijn: gerechtelijke instanties, de (advocaat) wederpartij, een deurwaarder, een deskundige, overheidsinstanties zoals Belastingdienst en UWV, een accountant, een fiscalist, een notaris of andere advocaten. Deze derden zijn verwerkingsverantwoordelijken en op de verwerking van persoonsgegevens door hen is het privacy statement van de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke van toepassing.

7. GMW kan ook persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van GMW verwerken, bijvoorbeeld voor de opslag van dossiers, het debiteurenbeheer of het onderhoud en de beveiliging van onze IT-systemen. Deze derden verwerken de gegevens slechts ten behoeve van GMW en voor geen enkel ander doel.

8. GMW zal de persoonsgegevens in principe niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit noodzakelijk is in verband met de specifieke juridische dienstverlening of vanwege een wettelijke plicht. In het laatste geval zal GMW zorgen voor passende waarborgen om de doorgifte conform de toepasselijke privacywetgeving plaats te laten vinden.

1.2 Mediation

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaart GMW deze?

9. GMW biedt mediation aan als dienst, waaronder mediation specifiek voor arbeids- en familierecht.

a. Uitvoeren overeenkomst met de deelnemers

10. Indien dit noodzakelijk is voor de mediation verzamelt GMW persoonsgegevens die GMW ontvangt van de deelnemers en/of die blijken uit openbare registers, zoals de registers van de burgerlijke stand, het huwelijksgoederenregister of het gezagsregister. Persoonsgegevens die GMW verzamelt en verwerkt betreffen onder meer naam, telefoonnummer, adresgegevens en emailadres van de deelnemers. Daarnaast kan het ook noodzakelijk zijn om de burgerlijke status, de gezinssituatie en financiële gegevens te verwerken voor de mediation. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn in verband met afstammingsrecht en familierechtelijke gevolgen, waaronder alimentatieverplichtingen.

11. In het kader van de mediation kan GMW de deelnemers aan de mediation ook vragen om persoonsgegevens van kinderen te verstrekken, zoals naam en geboortedatum. Deze persoonsgegevens verwerkt GMW op grond van artikel 6 lid 1 (b) AVG ter uitvoering van de mediation-overeenkomst met partijen. Voor zover de persoonsgegevens andere betrokkenen dan de deelnemer zelf betreffen, verwerkt GMW deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft GMW een gerechtvaardigd belang, omdat GMW zonder de gegevens de rol van mediator niet naar behoren kunnen uitvoeren. Indien GMW bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerkt, mag GMW deze gegevens verwerken, omdat: (i) de betrokkene deze gegevens uitdrukkelijk openbaar heeft gemaakt, of (ii) de betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is niet wettelijk of contractueel verplicht. Echter, indien u deze persoonsgegevens niet verstrekt, dan kan GMW de mediation mogelijk niet of minder goed uitvoeren.

12. GMW bewaart uw dossier gedurende 10 jaar nadat het mediationtraject is geëindigd.

b. Wettelijke verplichting

13. GMW verwerkt uw identiteitsdocument omdat de mediator wettelijk verplicht is om de identiteit van de deelnemers vast te stellen. Daarbij is in geval van een gerechtelijke procedure op gemeenschappelijk verzoek ook vereist dat adresgegevens en Burgerservicenummer aan de rechtbank worden opgegeven, omdat de rechtbank anders geen uitspraak kan doen. GMW verwerkt deze persoonsgegevens alleen indien en voor zover er sprake is van een wettelijke verplichting. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is wettelijk verplicht. Indien u deze persoonsgegevens niet verstrekt, dan kan GMW geen diensten verlenen en/of kan de rechtbank geen uitspraak doen. De kopie van uw identiteitsdocument en Burgerservicenummer bewaart GMW tot maximaal 5 jaar na ontvangst.

c. Met wie deelt GMW persoonsgegevens?

14. GMW verstrekt uw Persoonsgegevens aan de andere deelnemer(s) van de mediation en voor zover noodzakelijk voor de mediation aan een gemeente (voor inschrijving in de registers), gerechtelijke instantie, accountant of fiscalist. GMW kan voorts persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor de opslag van dossiers, het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT-systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

15. GMW zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

1.3 Sollicitaties

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaart GMW deze?

16. Om contact met u op te nemen en te onderhouden in het kader van de sollicitatieprocedure en om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarnaar u solliciteert, verzamelt GMW de persoonsgegevens die u aan GMW verstrekt, waaronder: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, CV, cijferlijst, opleiding, kopie diploma’s, getuigschriften, stagebeoordelingen. GMW verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft GMW een gerechtvaardigd belang, omdat zij zonder deze gegevens niet kan beoordelen of u geschikt bent voor de functie en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure.

17. Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Echter, indien u ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kan GMW uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling nemen. Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen acht weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien GMW uw gegevens langer in portfolio wenst te bewaren zal GMW u hiervoor om toestemming vragen. GMW bewaart uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie deelt GMW persoonsgegevens?

18. GMW kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van GMW verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT-systemen. Deze derden verwerken de gegevens slechts ten behoeve van GMW en voor geen enkel ander doel.

19. GMW zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

1.4 Studenten

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaren we deze?

20. Via de website of per e-mail kunt u solliciteren naar een studentstage bij GMW. Hiervoor ontvangt GMW graag uw naam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, cijferlijst en eventuele interesse in een bepaalde sectie van het kantoor. GMW verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG, en GMW heeft een gerechtvaardigd belang, omdat we zonder deze gegevens niet kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de stage en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure. Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Indien u GMW de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling nemen.

21. Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen acht weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien GMW uw gegevens langer in haar portfolio wenst te bewaren zal zij u hiervoor om toestemming vragen. GMW bewaart uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie deelt GMW persoonsgegevens?

22. GMW kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT-systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel. Daarnaast kan GMW uw gegevens verstrekken aan dienstverleners die zij inzet voor zover noodzakelijk voor de organisatie van de studentenactiviteiten, zoals een cateraar of reisorganisatie.

23. GMW zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

1.5 Leveranciers

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaren zij deze?

24. Van personen werkzaam bij een leverancier of de leverancier zelf verzamelt GMW contactgegevens (naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, handtekening en eventueel andere gegevens noodzakelijk voor communicatie) om contact te kunnen onderhouden in het kader van de uitvoering en facturering van producten of diensten van onze leveranciers. GMW verwerkt deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid 1 (b) of (f) AVG, omdat het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken ter uitvoering van de overeenkomst met onze leveranciers. Het is niet wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Verstrekking van de persoonsgegevens is wel een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract en/of de uitvoering daarvan. GMW bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, waarbij we de persoonsgegevens in een overeenkomst tot uiterlijk 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie verwerken.

25. GMW kan wettelijk verplicht zijn tot het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens van leveranciers zoals bankgegevens, financiële gegevens en het land waar een leverancier gevestigd is. GMW verwerkt deze persoonsgegevens enkel indien en zolang er sprake is van een wettelijke verplichting.

Met wie deelt GMW persoonsgegevens?

26. GMW kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beveiliging van onze IT-systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

27. GMW zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

1.6 Website, Activiteiten en Marketing

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt GMW, waarom en hoe lang bewaart GMW deze?

a. Nieuwsberichten en activiteiten

28. U kunt zich via www.gmw.nl (hierna: “de Website”) opgeven om nieuws van ons te ontvangen, zoals nieuwsbrieven of u kunt zich opgeven voor activiteiten en seminars die GMW organiseert. Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten gebruikt GMW uw naam en e-mailadres. Eventueel kunt u ook aanvullende informatie verschaffen bijvoorbeeld over het bedrijf en de functie waarin u werkzaam bent. Dit is echter niet verplicht voor het ontvangen van de nieuwbrief.

29. GMW verwerkt deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 (a) AVG. U mag te allen tijde uw toestemming intrekken. Dit kan via de link in de nieuwbrief of door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

30. Aan cliënten kan GMW nieuws of uitnodigingen voor evenementen of seminars toesturen zonder dat we hiervoor toestemming nodig hebben. GMW verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en GMW heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens, omdat dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering en in het kader van de cliëntrelatie. GMW biedt u vooraf aan de verzameling en bij elke communicatie de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verwerking.

31. Het geven van uw persoonsgegevens is niet gebaseerd op een contractuele- of wettelijke verplichting. Indien u ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kan GMW u geen nieuwsbrief of uitnodiging voor activiteiten sturen.

1.7 Cookies

32. GMW maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand door een webbrowser op uw computer wordt opgeslagen. Door het gebruik van de website voort te zetten zonder uw settings aan te passen, stemt u in met ons gebruik van cookies.

33. GMW gebruikt cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om haar websiteverkeer te analyseren. Ook deelt GMW informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services.

34. U kunt het gebruik van cookies blokkeren door de instellingen in uw webbrowser aan te passen. Bij gebruikmaking van de website van GMW verschijnt een pop-up. Via de pop-up kunt u eventueel uw instemming intrekken of veranderen. Dit kan dan echter wel van invloed zijn op het functioneren van de website.

2. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

35. GMW heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn de bij GMW werkzame personen gebonden aan geheimhouding.

3. UW RECHTEN

36. U beschikt als betrokkene over een aantal rechten:

  • Het recht op inzage. Dit betekent dat u een verzoek kan doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die GMW van u verzameld heeft. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin GMW bevoegd is om, vanwege bijvoorbeeld professioneel verschoningsrecht, niet te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken;
  • Het recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin GMW verplicht is uw gegevens te bewaren om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen of te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Nogmaals, er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin GMW wettelijk bevoegd is om niet aan uw verzoek te voldoen;
  • Het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat u het recht heeft uw gegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Daarbij heeft u het recht deze gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen profiling;
  • Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder;
  • Het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Nogmaals, er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin GMW bevoegd is uw gegevens te blijven verwerken, met name indien de verwerking daarvan een vereiste is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. WIJZIGINGEN PRIVACYSTATEMENT(S)

37. Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 24 oktober 2023. GMW kan het privacy statement van tijd tot tijd wijzigen door publicatie van de gewijzigde versie op de Website.

5. CONTACT

38. Heeft u nog vragen over dit privacy statement? Neem dan contact op via:

GMW advocaten
Scheveningseweg 52
2517 KW Den Haag
Postbus 85564
2508 CG Den Haag
T +31 70 – 361 50 48
compliance@gmw.nl