Inzage inbox instemmingsplichtig

Een ondernemer die ten onrechte geen instemming voor een voorgenomen besluit vraagt, kan worden geconfronteerd met een nietig besluit. Dat overkwam de gemeente Amsterdam in een kwestie over inzage door de leidinggevende in de e-mailbox van de medewerkers.

Gedragscode

De Dienst Werk en Inkomen van de gemeente Amsterdam kent een gedragscode die de medewerkers het recht geeft de e-mail in beperkte mate privé te gebruiken. Ook moeten zij zich houden aan integriteitsregels. Bij vermoeden van een integriteitsschending mag de gemeente onderzoek in de e-mailbox van de medewerker doen. De gemeente wil de bereikbaarheid en dienstverlening van de afdeling verbeteren, waartoe zij een systeem wil invoeren waarbij een afwezige medewerker een collega of teammanager machtigt tot toegang in de e-mailbox. Als de medewerker dat niet doet, vergeet, of plots afwezig is, dan krijgt de teammanager desondanks toch toegang tot de e-mailbox, aldus dit nieuwe systeem.

Dit is een wijziging van die gedragscode. Zo’n wijziging is instemmingsplichtig zo betoogt de OR; terecht aldus de Kantonrechter Amsterdam op 17 augustus 2012.

Instemmingsplichtig besluit

De OR gaat daarbij voor twee ankers liggen:

* zijn instemmingsrecht bij een besluit tot wijziging van een regeling omtrent de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens van de medewerkers (art. 27 lid 1 sub k WOR)

* zijn instemmingsrecht ten aanzien van een besluit tot wijziging van een regeling inzake voorzieningen gericht op of geschikt voor controle op aanwezigheid, gedrag en prestaties van een groep medewerkers (art. 27 lid 1 sub l WOR)

Vooral dit laatste OR-recht komt aan de orde in de uitspraak. De door de gemeente voorgestelde nieuwe regeling kan betekenen dat de teammanager van een plotseling zieke medewerker, in de inbox gaat kijken en dan een hoeveelheid onbeantwoorde e-mails ziet. Dat geeft hem dan een beeld van gedrag en prestaties van de medewerker, bijvoorbeeld over werkachterstanden. Dan krijgt de teammanager via een technische voorziening, en dus niet alleen via persoonlijk toezicht, toegang tot de e-mailbox van alle of een groep medewerkers binnen de gemeente. Hiermee staat voor de rechter vast dat is voldaan aan de hiervoor opgesomde criteria van artikel 27 lid 1 sub l WOR.

Nietig besluit

De wijziging van de gedragscode is dus instemmingsplichtig. De gemeente Amsterdam had daarom de kwestie ter instemming aan de OR moeten voorleggen. Door dat niet te doen, is het genomen besluit tot inzage in de e-mailbox nietig. De rechter verbiedt de gemeente daarom het besluit verder uit te voeren. Overigens merkt de rechter op dat de bescherming van persoonsgegevens van de medewerkers ook een rol speelt bij de voorgestelde wijziging van de gedragscode, omdat zo privacygevoelige e-mails ter beschikking van de leidinggevende komen. Dat raakt op grond van artikel 27 lid 1 sub k WOR dus ook aan het instemmingsrecht van de OR.

Linksom of rechtsom had de gemeente niet zonder voorafgaande instemming van de OR het besluit mogen nemen en uitvoeren.