Mag een werkgever privé e-mailverkeer monitoren?

De vraag is of de werkgever de privé-communicatie van de werknemer in de gaten mag houden. Op 5 september 2017 heeft het Europese Hof van de Rechten voor de Mens (EHRM) daarover uitspraak gedaan in een ontslagzaak van een Roemeense werknemer.

Heeft de werknemer recht op privacy op de werkvloer?

Ja, zegt “Europa” en ook Nederlandse rechters oordelen dat steevast. In deze Roemeense zaak had de werkgever een zeer strikt beleid: elk privégebruik van door de werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddelen is verboden. De werknemer had op verzoek van zijn werkgever voor zakelijke doeleinden een Yahoo Messenger account gemaakt; hij gebruikte dat echter ook om met zijn broer en verloofde te chatten. Het EHRM oordeelt, dat ook al heeft de werkgever een strikt beleid: “this cannot reduce private social life in the workplace to zero”. Dus hoe streng het beleid ook is, een volledig verbod op privé-communicatie is niet mogelijk.

Welke belangen spelen er?

Enerzijds het belang van de werknemer dat ook op het werk zijn privéleven wordt gerespecteerd en anderzijds het recht van de werkgever om maatregelen te kunnen treffen die zorgen voor een soepele bedrijfsvoering, dus dat de bedrijfsvoering niet (te zeer) verstoord raakt door privé-communicatie. Denk bij werkgeversbelangen ook aan het voorkomen van virussen op het bedrijfsnetwerk via (privé) communicatie en aan het voorkomen van het verspreiden van vertrouwelijke informatie.

Moet de werkgever monitoring aankondigen?

Ja, dat heeft het EHRM uitdrukkelijk bepaald in deze procedure. De werkgever moet vooraf kenbaar maken dat hij mogelijk het (privé)gebruik van elektronische communicatiemiddelen, zoals mail en internet, kan monitoren. En daarbij moet de werkgever ook aangeven wat voor soort controle hij uitvoert. Te denken valt aan controle van het internetverkeer, of zelfs controle van de inhoud van berichten; en of het gaat om controle gedurende een bepaalde periode of naar aanleiding van een incident. Ook moet de werkgever daarbij een rechtmatig belang hebben; wat is de reden voor de monitoring en wat is daarvan het doel? Ook is voorafgaande instemming door de Ondernemingsraad vereist.

Wat kan de werkgever met het verkregen bewijs doen?

In deze Roemeense zaak vond de werkgever – dus naar achteraf is gebleken in strijd met het mensenrecht van respect voor privéleven – een grote hoeveelheid privé-chatberichten. Die vormden reden voor ontslag van de werknemer. Nederlandse rechters zijn vrij snel geneigd om bewijs dat mogelijk is verkregen met schending van de privacy van de werknemer, toch toe te laten als bewijs – voor bijvoorbeeld een ontslag. De schending van de privacy vertaalt zich dan vaak wel in een hoge(re) vergoeding.

GMW advocaten adviseert u graag over het opstellen en handhaven van beleid op het gebied van controle van het gebruik van e-mail, internet en social media.