Vakantiedagen tijdens ziekte: afboeken van saldo of niet?

Een recent arrest van de Hoge Raad van 17 november 2023 met nummer ECLI:NL:HR:2023:1603 heeft deze vraag verhelderd. Het antwoord is best ingewikkeld en afhankelijk van de situatie.

Wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen

Allereerst moeten we onderscheid maken tussen de wettelijke vakantiedagen en de bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen bedragen vier maal de wekelijkse arbeidsomvang. Bij een fulltime dienstverband van 40 uur per week dus 160 uur, ofwel 20 dagen per jaar. Biedt de werkgever meer vakantiedagen? Alle dagen boven dit minimum zijn de bovenwettelijke vakantiedagen.

Ten aanzien van de bovenwettelijke vakantiedagen kan op grond van artikel 7:638 lid 8 BW bij schriftelijke overeenkomst worden afgeweken van de wet. In sommige cao’s staat bijvoorbeeld een bepaling dat een zieke werknemer maar beperkt vakantiedagen opbouwt. Ten aanzien van de wettelijke vakantiedagen kan dat niet. Voor de bespreking hieronder gaan we uit van wettelijke vakantiedagen.

Wel of geen re-integratieverplichtingen?

Allereerst maakt de Hoge Raad onderscheid tussen zieke werknemers mét en zonder re-integratieverplichtingen. Een zieke medewerker die volgens de bedrijfsarts geen benutbare mogelijkheden heeft voor re-integratie, hoeft geen vakantiedagen op te nemen om op vakantie te gaan. De gedachte is waarschijnlijk dat als een werknemer zo ziek is dat er geen re-integratieverplichtingen bestaan, hij of zij ook niet van de vakantie kan genieten. De bedoeling is dat de werknemer tijdens de vakantie kan herstellen van de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst (de zogenaamde ‘recuperatiefunctie). Als er geen (re-integratie-) arbeid wordt verricht, dan is dit dus ook niet aan de orde.

Geen instemming = niet afboeken

De werknemer die wel re-integratieverplichtingen heeft, dient dus wel dagen op te nemen om op vakantie te gaan. Echter, dit betekent niet automatisch dat deze dagen ook kunnen worden afgeboekt van het vakantiesaldo. De werknemer dient namelijk schriftelijk in te stemmen met het afboeken van de dagen, voor elke vakantie opnieuw.

Heeft de zieke medewerker om toestemming gevraagd om op vakantie te gaan en heeft de werkgever dat goedgekeurd? Dan betekent dit nog niet automatisch dat de werknemer heeft ingestemd met het afboeken van de vakantiedagen. De werknemer moet expliciet daarmee instemmen. De werkgever doet er dus verstandig aan om dit uitdrukkelijk te vragen, vóórdat hij de vakantie goedkeurt.

Wat als de zieke werknemer niet instemt met het afboeken van de dagen? Kan de werkgever de gevraagde vakantie dan weigeren? Op deze vraag heeft de Hoge Raad nog geen antwoord gegeven. Onze gedachte is dat – als de werknemer door de vakantie zijn re-integratieverplichtingen niet na kan komen – het onredelijk zou zijn om niet in te stemmen met het afboeken van de dagen. Dat een werknemer dient in te stemmen met redelijke verzoeken van de werkgever, dat is al wel eerder bevestigd door de Hoge Raad.

Reeds vastgestelde vakantie

Wat als de vakantie al was goedgekeurd en ingepland, vóórdat de werknemer ziek werd? In de praktijk zien we regelmatig dat zieke medewerkers in zo’n situatie alsnog op vakantie gaan. Werkgevers kunnen er echter niet van uitgaan dat de werknemer dan heeft ingestemd met het afboeken van de dagen, omdat – volgens de Hoge Raad – dit steeds gevraagd moet worden “als het verzuim zich voordoet”. Een eerder akkoord op de afboeking via een HR-systeem (toen de medewerker nog niet ziek was) is dus niet voldoende. De werkgever moet in deze situatie opnieuw om toestemming vragen voor het afboeken van de vakantiedagen en de werknemer moet schriftelijk bevestigen daarmee in te stemmen.

Het bovenstaande geldt ook voor een verplichte bedrijfsluiting, zoals bijvoorbeeld een verplichte kerstvakantie die is vastgelegd in cao of personeelshandboek. Zonder akkoord van de medewerker kunnen die dagen bij zieke niet worden afgeboekt van het saldo. Let wel, de werkgever heeft de mogelijkheid om bij een verplichte vakantie te bepalen dat daarvoor de bovenwettelijke vakantiedagen moeten worden aangewend. Omdat op grond van artikel 7:638 lid 8 BW voor de bovenwettelijke vakantiedagen schriftelijk mag worden afgeweken van de wet, kunnen deze dagen wél in mindering komen op het saldo – ook tijdens ziekte. Dan moet dit wel zijn vastgelegd in een schriftelijke regeling waar de medewerker of de vakbonden mee hebben ingestemd.

Meer informatie

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel over het wel of niet afboeken van vakantiedagen? Neem dan contact met ons op.