Kopiëren bedrijfsinformatie naar privé e-mail

Helaas komt het dan ook voor dat een werknemer – zeker als het dienstverband van die werknemer op korte termijn zal komen te eindigen – bedrijfsgevoelige documenten naar het eigen privé (e-mail)account doorzet. In een recente uitspraak van het gerechtshof Den Haag werd de werknemer die bedrijfsgevoelige informatie naar zijn privé e-mail doorstuurde, terecht op staande voet ontslagen. Een unicum of de lijn in de rechtspraak?

Ziek

De werknemer in kwestie was voor de duur van één jaar in dienst getreden bij werkgever in de functie van Director Operations, maar meldde zich na iets minder dan een half jaar ziek wegens spanningsklachten. Enkele uren na die ziekmelding kopieerde de werknemer ongeveer 50 e-mails, waarvan sommige met bijlagen, met bedrijfsgevoelige informatie naar zijn privé e-mail. Hier kwam werkgever de dag erna al achter, waarna de werknemer op non-actief werd gesteld, uitgenodigd werd voor een hoor- en wederhoor gesprek enkele dagen later en gesommeerd werd de e-mails en bestanden te verwijderen. Werknemer gaf aan die oproepen geen gehoor en werd op staande voet ontslagen.

Uitspraak

In de procedure is vast komen te staan dat de e-mails bedrijfsgevoelige informatie betreffen. De werknemer legt uit dat hij die e-mails naar zijn privé e-mail kopieerde, omdat hij bang was op non-actief gesteld te worden en zodoende zijn rechtspositie veilig te stellen. De relatie met zijn leidinggevende verliep niet goed en hij zou onder hoge mate van stress verkeren vanwege onderbezetting die hij mocht opvangen. Dit vindt zowel de kantonrechter als het hof geen excuseerbare reden, en beiden oordelen het ontslag op staande voet terecht. Het hof tilt daarbij ook zwaar aan het feit dat de werknemer geen gehoor heeft gegeven aan de oproep tot verwijderen van de bestanden en dat de werknemer daar geen uitleg voor gegeven heeft. De werknemer trekt dus aan het kortste eind.

Opgepast

In deze casus werd het versturen naar het privé account van de werknemer van bedrijfsgevoelige informatie door de rechter niet geduld. Doorslaggevend hiervoor was de houding van de werknemer nádat de gedraging geconstateerd was. Hoewel de rechtspraak een trend laat zien in een strenge houding ten opzichte van werknemers die gevoelige bedrijfsinformatie aan henzelf toe-eigenen, is een ontslag op staande voet nog altijd een riskant middel. De uitspraak had immers anders uit kunnen vallen, had de werknemer (tijdig) kunnen beargumenteren dat géén sprake was van gevoelige bedrijfsinformatie en/of een navolgbare uitleg had kunnen geven voor het kopiëren van de gegevens.

Duidelijkheid

In de voorgaande uitspraak voerde de werknemer nog aan dat er geen schriftelijk beleid gehanteerd werd met betrekking tot het gebruik van bedrijfsinformatie. Ook zou de werknemer de e-mails niet gedeeld hebben met derden, kon de werknemer de bijlage niet openen en liep de werkgever geen schade op door het kopiëren van de bedrijfsdocumenten, maar in deze casus mocht dat niet baten. Niet altijd gaat die vlieger op, zeker wat betreft het ontbreken van intern beleid.

Beleid

Het is dan ook te adviseren om een beleid te hanteren over hoe om te gaan met bedrijfsgevoelige informatie. Mogen documenten bijvoorbeeld opgeslagen worden op privé devices en zo ja, welke documenten? Als het niet is toegestaan, wat is dan de consequentie van het toch doen en hoe wordt dit gehandhaafd? Dergelijk beleid kan opgenomen worden in het personeelshandboek. Ook kan gedacht worden aan een artikel in de arbeidsovereenkomst dat het kopiëren van bedrijfsgegevens naar privé devices verbiedt, al dan niet op straffe van een boete.

Casus

Is een dergelijke casus in uw onderneming aan de orde, dan is het raadzaam om de werknemer in de gelegenheid te stellen uitleg te geven over zijn handelswijze en hem gelijktijdig te sommeren de bedrijfsinformatie van zijn device te verwijderen. En hoewel de rechter in deze besproken casus daar minder zwaar aan tilde, helpt het als er vooraf duidelijk beleid omtrent de omgang met bedrijfsgevoelige informatie gevoerd is.

Hof Den Haag 23 juli 2024, ECLI(verkort):1167

Meer informatie

Mocht u verdere vragen hebben over arbeidsrecht of andere juridische onderwerpen, aarzel dan niet om contact op te nemen!