In dit artikel zal ik uitleggen welke stappen u moet nemen om de dienstverbanden van uw werknemers te beëindigen.
Stap 1: bereid de documenten voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat u per medewerker een aantal stukken voorbereid. Allereerst een bevestigingsbrief voor het ontslag (ook wel boventalligheidsbrief genoemd), hierin legt u uit waarom de functie van de betrokken medewerker komt te vervallen. Daarnaast heeft u een concept beëindigingsovereenkomst nodig, dit wordt ook wel een vaststellingsovereenkomst (‘vso’) genoemd. U kunt dit zelf doen (gebruik bijvoorbeeld het model van het UWV) of een advocaat of jurist vragen om dit voor u te doen.
Stap 2: bereken de vergoedingen
Iedere medewerker heeft bij een reorganisatie het recht op de wettelijke transitievergoeding, tenzij hij of zij zelf opzegt. De overheid heeft een rekentool beschikbaar om deze vergoeding uit te rekenen. U kunt deze rekenhulp gebruiken om de transitievergoeding te berekenen.
Tip: hou een recente loonstrook bij de hand, de gegevens heeft u nodig bij het invullen van de rekentool.
Stap 3: melding bij UWV
Meld de voorgenomen ontslagen bij het UWV, vóórdat u de reorganisatie aankondigt bij de medewerkers. Dit doet u om de gevolgen van eventuele ziekmeldingen te voorkomen. Indien een medewerker zich na de melding bij het UWV alsnog ziekmeldt, dan kan hij of zij geen beroep doen op de wettelijke ontslagbescherming tijdens ziekte. Om de melding bij het UWV te doen zoekt u op ‘Aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen deel A’.
Stap 4: gesprek met de medewerker
Plan kort van tevoren een gesprek met elke medewerker waarin u het voorgenomen ontslag aankondigt. Licht toe wat de redenen zijn voor het ontslag. Ook is het belangrijk dat u uitlegt hoe het proces verder gaat.
Stap 5: schriftelijke bevestiging
Bevestig het gesprek met de brief die u heeft voorbereid. Voeg in de bijlage de concept beëindigingsovereenkomst toe. Vraag om een reactie binnen twee weken.
Stap 6: onderhandelingen
Vaak zullen werknemers juridisch advies inwinnen met betrekking tot de beëindigingsovereenkomst. In veel voorkomende gevallen proberen werknemers er nog iets bij te onderhandelen, zoals een hogere vergoeding of een langere opzegtermijn. Indien u tot overeenstemming kunt komen eindigt de arbeidsovereenkomst op basis van wederzijds goedvinden door middel van de vaststellingsovereenkomst. U kunt in dat geval de aanvraag bij het UWV intrekken.
Tip: trek de aanvraag bij het UWV pas in ná het verstrijken van de wettelijke bedenktijd van 14 dagen.
Stap 7: UWV procedure
Indien u het niet eens kunt worden met de medewerker over een beëindigingsregeling, dan kunt u de ontslagaanvraag bij het UWV voortzetten. Daarvoor moet u deel B en deel C indienen van de ‘Aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen’. Ook deze vindt u op de website van het UWV. Wees bewust dat u veel informatie zal moeten verstrekken aan het UWV, zoals bijvoorbeeld de financiële gegevens van uw bedrijf (als dat de reden is voor het ontslag) en informatie over de functie van de medewerker. De procedure duurt gemiddeld 6 tot 8 weken; onderdeel van de procedure is dat de medewerker de gelegenheid krijgt om schriftelijk te reageren op uw ontslagaanvraag.
Stap 8: opzeggen
Heeft u toestemming gekregen van het UWV om het dienstverband met de medewerker te beëindigen? Zeg de arbeidsovereenkomst dan schriftelijk op, met in achtneming van de opzegtermijn. De proceduretijd bij het UWV mag u in mindering brengen op de opzegtermijn, zolang er maar minimaal een maand overblijft.
Tip: de toestemming van het UWV is maar beperkt geldig. Verstuur de opzegbrief dus op tijd.
Stap 9: beroep
Heeft het UWV uw aanvraag geweigerd en heeft u geen toestemming gekregen om het dienstverband met de medewerker te beëindigen? In dat geval kunt u in beroep gaan bij de kantonrechter. U kunt de rechter vervolgens vragen om het dienstverband te beëindigen (ontbinden). Het is verstandig dat u hiervoor naar een advocaat of jurist gaat die zich specialiseert in het arbeidsrecht.
Meer informatie
Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan direct contact met ons op. Onze arbeidsrecht advocaten staan voor u klaar.
